Inhoudsopgave:
- 6 maanden eerder
- 5 maanden eerder
- 4 maanden eerder
- 3 maanden eerder
- 2 maanden eerder
- 1 maand eerder
- 2 weken eerder
- 2 dagen eerder
- De dag van te voren
- Post reünie
Een familiereünie is een geweldige manier om uw gezin samen te brengen, zelfs als het groeit en verandert. Het is een gelegenheid om de geschiedenis van uw gezin, recente prestaties en nieuwe toevoegingen te vieren. Of het nu gaat om een picknick in het park, een barbecue aan het strand, een bijeenkomst van een staatspark of een bijeenkomst bij iemand thuis, een goed geplande reünie trekt zelfs de meest afstandelijke familieleden aan voor een middag plezier in de zon.
Als je een familiereünie voor ongeveer 100 mensen plant, wil je ongeveer zes maanden van tevoren met je planning beginnen, zodat je interesse kunt opwekken en een aantal afgevaardigden kunt inschakelen om het te helpen. Hier is een checklist om u en uw gezin op weg te helpen!
6 maanden eerder
Voordat een planning serieus kan beginnen, moet u bepalen wie een reünie wil bijwonen. Stuur een familie-enquête via e-mail om de interesse te peilen, een idee te krijgen van hoeveel mensen aanwezig zouden zijn en ontdek welke data en locaties het beste zouden werken. Je moet ook vragen over het budget, zodat je weet hoeveel geld mensen bereid zijn te besteden aan het evenement. Probeer reeksen te geven voor de kosten per persoon, zodat mensen het gemakkelijk kunnen begrijpen. Gebruik een online tool zoals Survey Hero om gratis een eenvoudige enquête te ontwerpen en de link met familieleden te delen. Door de online enquête in te stellen, kunt u de antwoorden organiseren zodra ze binnenkomen.
Dit is ook het moment om te beslissen of de reünie bij een familielid of op een andere locatie zal plaatsvinden. Bij huis gehouden reünies worden vaak georganiseerd door de familiematriarch of patriarch, vooral wanneer oma's huis een sterke rol heeft gespeeld in de familiegeschiedenis. Onstuimige kerstfeestjes, informele barbecues op de Dag van de Arbeid en zelfs afstudeerfeesten kunnen prachtige gelegenheden zijn om verafgelegen familieleden en lang verloren familieleden onder één dak te verzamelen. Als uw ruimte enigszins beperkt is, kunt u overwegen om een 'open huis' voor een familiereünie te houden, waar mensen de hele dag door kunnen komen en gaan. Of je nu de reünie organiseert, of oma is, zorg ervoor dat je hulp hebt. Roep een paar betrouwbare tantes op om te koken en een paar enthousiaste neven om activiteiten te organiseren. Of, als uw budget het toelaat, een cateraar inhuren om uw zelfgebakken maaltijden aan te vullen en het drankje stromend te houden.
Het hebben van een familiereünie op een andere locatie dan het huis van een familielid betekent dat geen enkele familie verantwoordelijk is voor alle regelingen. Taken kunnen worden verdeeld over uitgebreide familiegroepen, waardoor een deel van de planningslast wordt verlicht. Het kan u ook toestaan om meer mensen te huisvesten dan het huis van een persoon. En voor reizende familieleden kan een locatie met andere recreatie-activiteiten hen in staat stellen om de reünie te veranderen in een volwaardige familievakantie, waardoor het meeste aan reisdollars wordt besteed.
5 maanden eerder
Vraag om hulp en breng je reünieplanningcommissie samen. U moet betrouwbare en enthousiaste familieleden vinden die de leiding kunnen nemen over:
- Een locatie zoeken voor het evenement. Als je de reünie niet bij een familielid thuis hebt, moet je op zoek gaan naar een locatie. Uw helper zal plaatsen moeten onderzoeken die tegemoet komen aan een verscheidenheid aan interesses, leeftijdsniveaus, fysieke vaardigheden en financiële middelen. Familieparken aan zee of aan het meer zijn ideaal; er is zowel op het water als op het land dingen te doen - activiteiten om kinderen bezig te houden en loungemogelijkheden op het strand voor volwassenen. Veel vakantiegebieden en staatsparken hebben een "bestemmingsmanager" die u kan helpen met de details van uw reünie. Bekijk onze aanbevelingen voor 10 geweldige plaatsen voor een familiereünie om enkele ideeën op te wekken.
- Eten uitzoeken voor het evenement. Als u een potluck plant, moet iemand het menu bepalen, gerechten en andere voedselitems toewijzen aan elke familie. Mogelijk moeten ze ook extra kook- en / of grillfaciliteiten op de locatie regelen. Of, als u niet van plan bent om al het voedsel zelf te behandelen, moet uw helper een cateraar vinden.
- Decoraties, uitnodigingen en tekens. Als u één persoon de leiding geeft over het gedrukte materiaal, zorgt u voor een consistent thema voor het evenement.
- Activiteiten en entertainment. Een atletisch familielid kan de leiding nemen over het volleybalnet, spelletjes voor kinderen plannen en ervoor zorgen dat muziek wordt gedekt. Croquet, badminton en volleybal zijn allemaal geweldige groepsactiviteiten voor buiten. Of vraag een neef om een speelkamer voor kinderen te maken en van plan te zijn om bordspellen en andere activiteiten in te slaan om kinderen bezig te houden.
- Familiegeschiedenis. Het samenstellen van een stamboom is een geweldige manier om uw erfgoed in het evenement op te nemen. U kunt ook overwegen een kleine familiekrant te maken om recente familie-evenementen, speciale feiten en geschiedenis te markeren.
- Fotografie en / of video. U wilt dit evenement opnemen voor het nageslacht. Overweeg een online fotogalerij in te stellen waar iedereen zijn foto's na het evenement kan delen of een account aan te maken met een online fotoboekservice waar u foto's kunt maken voor bezoekers.
- Opruimen. Vraag verschillende mensen voor deze enorme taak!
Overweeg om uw vrijwilligers te beheren met een tool zoals Aanmelden Genius, waarmee u vrijwilligers kunt vragen en groepsboodschappen en taakherinneringen kunt verzenden zonder uw inbox te vervuilen.
U moet ook gesprekken voeren met uw planningsteam over het budget. Bepaal op basis van de feedback die u kreeg van uw initiële enquête uw werkbudget, zodat u de kosten onder controle kunt houden.
4 maanden eerder
Hopelijk heeft uw commissie hun huiswerk gedaan! Vier maanden voor je gezinshereniging, plan om de volgende taken te voltooien:
- Voltooi de datum en locatie. Ontdek welke voorzieningen beschikbaar zijn: drinkwater, zwembad, grillfaciliteiten, kleedkamers, binnenruimte (in geval van regen), picknicktafels, enzovoort.
- Bespreek thema's en mogelijk schema.
3 maanden eerder
Met de belangrijkste details van je evenement op zijn plaats, is het tijd om het woord officieel bekend te maken en de details van de dag te beginnen vast te leggen.
- Uitnodigingen versturen. U kunt een online service zoals Evite gebruiken om uitnodigingen te versturen of ze te verzenden via e-mail of traditionele post. In elk geval moet u het volgende opnemen:
- Maak een lijst van alle maaltijden die je eet of het voedsel dat je nodig hebt.
- Wijs één voedingsitem toe aan elk familielid. Zorg ervoor dat je profiteert van hun kookspecialiteiten, zoals de aardappelsalade van tante May of de bosbessentaart van Cousin Lynn.
- Een informeel buffet is waarschijnlijk de beste aanpak voor een reünie thuis, simpelweg omdat het mensen in staat stelt te eten in ploegendienst. Dit is ook ideaal als het aantal zitplaatsen beperkt is.
- Als u van plan bent een cateraar in te huren, is dit het moment om ze te beveiligen. Sommige cateraars beheren eenvoudig de keuken, zorgen ervoor dat het buffet wordt aangevuld en houden het drankje stromend, zodat u van het feest kunt genieten.
- Neem contact op met restaurants om te zien of ze geschikt zijn voor grote groepen en reserveer dan indien nodig.
2 maanden eerder
Dingen beginnen samen te komen en het plezier komt eraan! Blijf op de hoogte van deze organisatorische taken en u zult in goede vorm zijn.
- Volg details van deelnemers. Begin een lijst met degenen die hun aanwezigheid hebben bevestigd, waar ze zullen verblijven en wanneer ze aankomen. Als u een online systeem zoals Evite hebt gebruikt om uw uitnodigingen te verzenden, worden RSVP's gevolgd. Maar houd een Google-spreadsheet of Excel-document bij met alle andere informatie terwijl de reacties binnenkomen.
- Huuruitrusting reserveren zoals een podium, microfoon, tafels of stoelen.
- Bevestig restaurantreserveringen en geef uw laatste gastraming.
- Doe definitieve aankopen.
1 maand eerder
Met nog 30 dagen te gaan voor de reünie, bevestigen de eerste taken op uw maandelijkse takenlijst eenvoudig de details van de plannen die u al hebt.
- Bevestig met familieleden die eten of andere benodigdheden meenemen.
- Bevestig ontmoetingsplaatsen.
- Bevestig activiteiten.
- Bevestig slaapplaatsen.
2 weken eerder
Dit is het moment om in te checken bij vrijwilligers aan wie specifieke taken zijn toegewezen om de tijden en het uiteindelijke aantal gasten te bevestigen.
- maaltijden
- Bevestig details met uw fotograaf / videograaf
- Bevestig details met andere dienstverleners zoals activiteitenleiders of gidsen
- Koop op het laatste moment decoraties en benodigdheden.
- Maak tekens en banners.
- Bevestig vrijwilligers
- Maak afspraken om etensresten te schenken aan een lokale opvang of voedselbakken
2 dagen eerder
- Herziening minutiae met commissies.
- Haal alle huuruitrusting op, zoals stoelen, tafels, etc.
- Bereid saldobetalingen en tips voor professionals voor en hulp die u hebt ingehuurd, zoals de cateraar en het bedienend personeel. Zet deze samen in afzonderlijke enveloppen, zodat u ze tijdens het evenement snel kunt uitdelen. Houd er rekening mee dat je later extra tips kunt sturen als hun prestaties uitzonderlijk waren. Anders is een fooi van 10 tot 15 procent gebruikelijk als deze niet bij de betaling is inbegrepen.
De dag van te voren
- Opzetten en decoreren.
- Ga slapen!
Post reünie
Na het evenement heb je nog een paar details om voor te zorgen. Binnen 2 weken na het evenement moet je:
- Schrijf bedankbriefjes aan speciale aanwezigen, familieleden die tijd en geld hebben geschonken en andere mensen die hebben bijgedragen aan het succes van uw evenement.
- Foto's uploaden naar een online fotoservice. Als je zelf foto's hebt gemaakt, upload je afbeeldingen naar een site zoals Shutterfly of Snapfish. Binnen een paar weken kunt u de link delen met aanwezigen en hen ook vragen hun foto's toe te voegen aan het album dat u hebt gemaakt, zodat andere gezinsleden exemplaren van uw foto's kunnen kopen. Door alle foto's op één plek onder te brengen, kunt u ook een fotoboek maken dat anderen kunnen bestellen, evenals een aandenken aan het evenement.
Zorg binnen 4 weken na het evenement voor het volgende:
- Neem contact op met videograaf en fotograaf om erachter te komen wanneer materialen gereed zijn voor distributie.
- Stuur een e-mail of massa-mailing naar alle aanwezigen, vat de festiviteiten samen, bedank hen voor het bijwonen en vertel hen waar ze foto's, video's of andere vervolgitems van uw evenement kunnen kopen.
