Inhoudsopgave:
Wat is de belangrijkste beslissing bij het plannen van een familiereünie? "Stel een datum in zodat familieleden deze op hun agenda kunnen zetten voordat ze vakanties plannen", zegt Tom Ninkovich, auteur van Family Reunion Handbook (Reunion Research, 1998). En vergeet niet dat het belangrijkste aspect van het kiezen van een reüniedatum is om je uiteindelijke beslissing te nemen. Het veranderen van de datum zal alleen maar schade aanrichten voor anderen. Dingen om te overwegen bij het kiezen van een datum: Plan vooruit. De meeste reünies moeten één tot twee jaar van tevoren worden gepland. Met planning vooraf kunt u de ideale ontmoetingsplaats reserveren. Door vooruit te plannen, kunnen bezoekers ook vakantietijd reserveren en geld besparen dat ze mogelijk nodig hebben. Consensus bereiken. Kies niet alleen de juiste datum. Poll familieleden om tijdconflicten te voorkomen. Als er familieleden zijn die absoluut moeten komen (bijvoorbeeld grootouders), neem dan eerst contact met hen op. Kies vervolgens een datum die voor de meeste mensen het beste is. Er zijn veel manieren om een datum te kiezen. Je zou 3-4 verschillende opties kunnen bieden en familieleden hun stemmen binnen een bepaalde termijn laten insturen. Misschien wil je wat uitleg geven over waarom bepaalde datums misschien beter zijn dan andere. Je eerste mailing zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Oom Bert viert zijn 80e verjaardag op 10 juni. Zou het niet geweldig zijn om eer te betuigen aan onze favoriete oom door dat weekend een familiereünie te organiseren?" Bied vervolgens twee of drie andere mogelijke datums aan als back-up. Laat familieleden weten dat de meerderheid regeert. Helaas zal iemand altijd een conflict hebben. Een manier om dit probleem op te lossen is om potentiële data in te stellen voor de volgende twee reünies. Op die manier zullen mensen die deze keer niet aanwezig kunnen zijn hopelijk de volgende halen.
Ideeën voor datums
Selecteer een datum. Hier zijn een paar suggesties:
- Mijlpaal van de familie of speciale dag: dit soort datums kan een zilveren of gouden verjaardag zijn, een verjaardag van een grootouder of een oudere, een bruiloft of afstuderen, een verjaardag van een voorouder of immigratiedatum, een pensioenfeest, een geboorte of een etnische of religieuze feestdag .
- Tijd van het jaar / seizoen: "De meeste familiereünies worden gehouden tussen juni en september omdat het weer beter is, reizen gemakkelijker is, school uit is en de zomer de traditionele tijd is voor vakanties, " zegt Ninkovich. Sommige families maken echter liever gebruik van waardepakketten buiten het seizoen, waaronder april-mei, oktober-november en december-februari (behalve in tropische badplaatsen en skigebieden). Accommodaties en tarieven van luchtvaartmaatschappijen zijn meestal lager op deze tijden. De nadelen zijn dat de reisomstandigheden zwaar kunnen zijn (denk aan sneeuw) en dat kinderen vaak naar school gaan.
- Feestdagen: in sommige steden worden wettelijke feestdagen zoals Memorial Day, Fourth of July en Labor Day als "off" seizoen beschouwd omdat de gebruikelijke zakenreizigers op vakantie zijn. Lange vakantieweekends zijn meestal perfect voor reünies in steden als Chicago, New York en Washington, DC Houd er rekening mee dat Thanksgiving of eindejaarsfeesten goed werken voor kleine reünies dicht bij huis. Maar deze vakanties werken meestal niet goed voor grote of geografisch verre gezinnen, omdat de meeste mensen in deze tijd van het jaar meer gericht zijn op hun eigen kerngezinnen.
Bepaal de reünie lengte
Reünies kunnen duren van een middag tot drie of meer dagen. "Een algemene regel is dat hoe verder mensen moeten reizen, hoe langer de hereniging duurt", zegt Ninkovich. Weinig mensen zullen langlaufen voor afternoontea. Kleine reünies gemiddeld één dag. Grotere reünies duren ongeveer twee of drie dagen. Je wilt niet dat ze te lang meegaan, adviseert Ninkovich. "Je volgende reünie zal profiteren als je ze meer wilt laten."
Na de beslissing wanneer de reünie zal plaatsvinden, is de volgende grote beslissing: Waar? De mogelijkheden lijken misschien eindeloos. Voorbeelden hiervan zijn pretparken, een kamp, kerk, studentenkamers, appartementen, conferentiecentra, een cruiseschip, historische locaties, huizen, hotels, woonboten, motels, natuurreservaten, een park, een ranch of boerderij, resorts en dierentuinen. Over het algemeen hangt uw keuze af van de grootte van de reünie, de tijd van het jaar, de bereikbaarheid en het type reünie dat u wilt hebben (bijvoorbeeld een kleine picknick, een cruise, een rustieke kampeertocht, enz.) let op dat geen enkele site perfect zal zijn. "Als het leuk en goedkoop is, is het op afstand gelegen. Goed geprijsd en handig? De esthetiek heeft veel te wensen over", zegt Jennifer Crichton, auteur van Family Reunion (Workman Publishing, 1998). "Bijeenkomsten gaan over het gezinsleven en het gezinsleven gaat meer over compromissen dan over perfectie." Het is echter mogelijk om een site te vinden die aan de meeste van uw behoeften voldoet. Hier volgen enkele overwegingen voor vier basistypen van reünies.
Vragen om te stellen zijn onder meer:
- Heb je genoeg ruimte voor iedereen om comfortabel te zitten en te eten, met genoeg ruimte voor kinderen om rond te rennen?
- Hoeveel tafels en stoelen passen in de achtertuin?
- Is er binnen genoeg ruimte bij slecht weer?
- Is er ruimte voor een tent?
- Kunnen uw huis, straat of buren parkeren?
- Ben je bereid om "dingen los te laten" om een grote menigte in je huis te ontvangen? Kleine kinderen rennen mogelijk door uw huis (berg breekbaar op). Uw gazon kan tegen een stootje. Je verzamelt misschien papieren bekers, borden en servetten uit elke spleet van je huis lang nadat je gasten weg zijn. Vraag jezelf af: 'Kan ik de rotzooi aan?'
Als het antwoord op veel van deze vragen 'nee' is, wilt u misschien naar openbare parken kijken als een andere optie (zie Woonplaats Reunion op de volgende pagina).
Dit type evenement wordt waarschijnlijk in de oorspronkelijke geboortestad van de familie gehouden. Vragen die je jezelf kunt stellen zijn onder meer:
- Als je huis niet groot genoeg is om een menigte te herbergen, zijn er dan openbare parken of natuurgebieden in de buurt die je clan kunnen herbergen?
- Heeft het park een schuilplaats of paviljoen om u te beschermen tegen zon of regen?
- Moet u vooraf reserveren? Zo ja, wanneer?
- Heeft u een vergunning nodig? Zo ja, ontdek de details zoals hoe en wanneer toe te passen en hoeveel het zal kosten.
- Is de site toegankelijk per auto of bus? Is er parkeergelegenheid?
- Is het toegankelijk voor rolstoelgebruikers (indien nodig)?
- Hoe dicht zijn de toiletten? (Mogelijk moet u een draagbaar toilet huren.)
- Is er water om te drinken en / of te wassen op de site?
- Welke faciliteiten zijn beschikbaar voor uw gasten (bijv. Honkbal, tennis, een speeltuin, strand of meer, varen, etc.)?
- Zijn grills toegestaan?
- Is er een verordening met betrekking tot alcoholische dranken?
- Hoeveel picknicktafels / banken zijn er beschikbaar? Is er een schaduwrijk gebied voor picknickdekens?
- Is er elektriciteit beschikbaar of moet u een generator meenemen (voor dingen zoals een microfoon, muziekinstrumenten, enz.)?
- Biedt het park een beveiligingspatrouille?
Langere reünies die 3 tot 4 dagen duren vereisen meestal grotere accommodaties, zoals hotels, motels, resorts, slaapzalen of conferentiecentra. Als u eenmaal de geografische locatie van uw reünie hebt bepaald, kunt u contact opnemen met de plaatselijke VVV, de Kamers van Koophandel en de Conventie- en bezoekersbureaus. Deze professionals kunnen u helpen bij het vinden van accommodaties, restaurants, rondleidingen, cateraars, fotografen, enz. Vragen over accommodaties moeten zijn:
- Hoe ver is de site verwijderd van lokale luchthavens en treinstations? Wordt er voorzien in transport? Is er toegang tot het openbaar vervoer?
- Heeft de faciliteit groepstarieven?
- Zijn er kortingen van toepassing (bijvoorbeeld voor tarieven buiten het seizoen)?
- Zijn er "freebies" (bijvoorbeeld een gratis kamer voor een bepaald aantal betaalde kamers; kinderen verblijven gratis)?
- Is een aanbetaling vereist? Wanneer moet het af zijn? Wat is het restitutie- / annuleringsbeleid?
- Zijn er vergader- en / of feestzalen op het terrein of in de buurt?
- Welke restaurants zijn zowel ter plaatse als in de omgeving beschikbaar?
- Is er een zwembad (binnen of buiten)?
- Welke andere faciliteiten zijn beschikbaar voor gasten (bijv. Spa, fitnessruimte, tennis, koffiebar, salon, etc.)? Wat zijn de kosten?
- Kan de faciliteit u namen en contactgegevens verstrekken van andere reünieorganisatoren die de site onlangs hebben gebruikt?
- Kan een familielid dat in het gebied woont, een inspectie ter plaatse doen?
- Zijn er tafels, stoelen, bulletinboards en andere apparatuur beschikbaar voor registratie / presentaties? Zijn er kosten?
Vraag de faciliteit altijd om u een contract te sturen met alle details die u hebt besproken. Bekijk het zorgvuldig.
Een nuttige bron is Family Reunion Handbook door Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998).
Kamperen
Voor reünies die een volledige week duren, kamperen sommige gezinnen liever in tenten, campers of aanhangwagens. Bekijk het volgende:
- In welke seizoenen zijn de campings open?
- Wat zijn de kosten? Hoelang van tevoren moet je reserveren?
- Hoe ver ligt de site van het dichtstbijzijnde strand, stad, historische gebied, bergen / wandelpaden, winkels, staats- of nationaal park, themapark en / of toeristisch gebied?
- Welke accommodaties zijn beschikbaar (bijvoorbeeld tenten, aanhangwagens / campers, lodges of stapelbedden)?
- Zijn er aansluitingen voor water en elektriciteit beschikbaar?
- Welke voorzieningen zijn aanwezig (bijv. Barbecueroosters, kampvuren, overdekte locaties / onderdak, eten, ijs, bijgebouwen / toiletten, warme / koude douches, tafels en banken, vuilnisophaaldienst, wasserette)?
- Welke activiteiten bevinden zich in de buurt (bijvoorbeeld varen, backpacken, sporten, wandelen, zwemmen, vissen, enz.)?
Condos, een huis of slaapzalen huren
Een andere optie is om condos, een huis of slaapzalen te huren. Neem voor slaapzalen - soms beschikbaar tijdens de zomermaanden - contact op met de huisvestingsafdelingen van hogescholen in uw reüniegebied. Neem contact op met de plaatselijke kamers van koophandel, het toeristenbureau of het conventie- en bezoekersbureau voor meer informatie over condo-verhuur. U kunt ook in de Gouden Gids zoeken, op papier of online, naar lokale makelaars, die vaak boekjes publiceren met informatie over het huren van een appartement of huis.
Yahoo
Verizon Superpages
Vraag bij het regelen van reserveringen:
- In welke seizoenen zijn er kamers beschikbaar?
- Hoe ver zijn de accommodaties verwijderd van de dichtstbijzijnde recreatiegebieden (bijvoorbeeld strand, stad, historische omgeving, bergen / wandelpaden, winkels, staats- of nationaal park, themapark en / of toeristisch gebied)?
- Welke faciliteiten zijn beschikbaar in de kamers (bijv. Badkamers / douches in kamers of hallen, koelkasten, ovens, magnetrons, ijs, enz.)?
- Hebben de kamers airconditioners?
- Zijn beddengoed en handdoeken aanwezig?
- Waar is de dichtstbijzijnde wasserette?
- Is er een gemeenschappelijke ruimte voor vergaderingen, maaltijden, feesten, enz.? Zijn er extra kosten? Moet de kamer van tevoren gereserveerd worden?
Nog steeds vast? Raadpleeg de volgende bronnen: Publicaties:
- Family Reunion van Jennifer Crichton (Workman, 1998)
- Family Reunion Handbook door Tom Ninkovich (Reunion Research, 1998)
- Family Reunion Planner door Donna Beasley (Macmillan, 1997)
- The Family Reunion Sourcebook door Edith Wagner (Lowell House, 1999)
- Reunions Magazine Workbook & Catalog (2001); 414-263-4567
Conventie- en bezoekersbureaus (CVB's): non-profitorganisaties die steden of regio's vertegenwoordigen voor allerlei soorten vergaderingen. De meeste CVB's bieden hun diensten gratis aan en kunnen helpen bij het verkrijgen van verblijfkosten, site-inspecties en andere diensten op basis van uw behoeften. Bekijk lokale CVB's door online in de Gouden Gids te zoeken.
Internationale vereniging van congres- en bezoekersbureaus
Verizon Superpages
Yahoo (Gouden Gids)
Telefoonboeken: beschikbaar voor elk deel van het land - 800-848-8000 - of op cd-rom in uw plaatselijke bibliotheek.
Kamers van Koophandel: goede bronnen voor accommodaties, site-inspecties, kaarten, informatieve brochures, site-seeing trips, etc.
